Mengelola aset tetap — properti jangka panjang yang digunakan dalam produksi pendapatan — adalah tantangan yang tumbuh secara eksponensial seiring pertumbuhan perusahaan Anda. Manajemen aset adalah tanggung jawab yang membutuhkan alat, sistem, dan praktik terbaik agar dapat tetap unggul. Jika Anda telah dituduh melacak aset tetap, Anda akan menemukan bahwa Anda harus sangat teliti dan berdedikasi, karena setiap tantangan dalam pelacakan aset tetap berpotensi menyebabkan kerugian finansial yang signifikan bagi perusahaan Anda dan meningkatkan beban administrasi di pihak Anda. Anda juga dapat mengarahkan perusahaan ke masalah pajak dan hukum jika Anda tidak berhati-hati. Ingatlah bahwa IRS bukan hanya untuk menangkap Anda menipu pemerintah — mereka memiliki sumber daya yang tersedia yang benar-benar akan membantu Anda menghemat uang. Artikel ini adalah tentang praktik terbaik yang dapat Anda gunakan, sehingga Anda dapat menghindari masalah dan dalam kegelapan. [Tweet “Perlu diingat bahwa IRS bukan hanya untuk menangkap Anda menipu pemerintah.”] Berikut adalah lima cara Anda dapat memastikan aset bisnis Anda tetap aman, diperhitungkan, dalam kondisi kerja yang baik, dan sesuai. Ini adalah praktik terbaik untuk manajemen aset yang baik.

1. SELALU MENGGUNAKAN ALAT TERBAIK UNTUK PEKERJAAN

Perangkat lunak yang Anda gunakan membuat sedikit perbedaan dalam keakuratan manajemen aset Anda dan berapa lama waktu yang Anda butuhkan untuk mengelola. Menggunakan sistem pelacakan aset yang lebih lama atau lawas akan menghabiskan waktu Anda; akan lebih sulit untuk mempertahankan catatan aset yang akurat. Menggunakan alat terbaik akan menghemat waktu dan uang Anda. Luar biasanya, sebagian besar bisnis yang disurvei oleh Negara Bagian Barcode Wasp dari Laporan Usaha Kecil mengatakan mereka tidak melacak aset atau menggunakan proses manual untuk melakukannya. Perusahaan yang masih menghitung atau mengandalkan spreadsheet mengundang pelacakan bencana. Selain memiliki sistem yang andal, Anda juga membutuhkannya agar dapat diskalakan. Sistem manajemen aset Anda harus memiliki kemampuan untuk tumbuh bersama perusahaan Anda; jika tidak, Anda mungkin berada dalam kondisi yang canggung dan sulit karena harus berpindah di antara sistem pelacakan aset – dengan biaya yang cukup besar. Pada tahap ini, perusahaan yang melacak aset semakin memindahkan sistem mereka ke cloud agar semua orang terhubung dan semua catatan disinkronkan. Sistem pelacakan aset berkualitas yang berbasis di cloud masih harus memberi Anda laporan rutin atau khusus, audit mudah, pemberitahuan yang dipicu, dan catatan terpusat — sambil tidak mengorbankan keamanan data Anda.

2. MEMASTIKAN PELACAKAN DEPRESIASI YANG AKURAT

Tanpa pelacakan akurat dari depresiasi aset, perusahaan Anda akan membayar terlalu banyak untuk pajak, asuransi, dan pemeliharaan aset. Idealnya, perangkat lunak manajemen aset Anda harus memastikan perhitungan depresiasi yang akurat selama informasi pembelian Anda akurat. Mari kita bicara dulu tentang perawatan. Mengetahui bagaimana aset Anda terdepresiasi dapat membantu Anda membuat keputusan yang lebih tepat tentang kapan harus menonaktifkan aset dan kapan berinvestasi dalam sesuatu yang baru. Ambil Excell Data, yang menyediakan proyek TI dan layanan konsultasi di seluruh Amerika Serikat. Salah satu manfaat paling menonjol yang mereka temukan ketika mereka beralih ke solusi pelacakan aset seluler adalah bagaimana aset mereka digunakan, dan digunakan. Inilah yang Maurice Fuller, Direktur Eksekutif Operasi untuk Excell, memberi tahu Wasp tentang peningkatan perusahaan: “Kami memiliki visibilitas waktu-nyata ke status dan lokasi aset kami. Kami tahu di mana aset telah dikerahkan, serta tingkat di mana mereka sedang diperbaiki, dikembalikan dan dipekerjakan kembali. ” “Plus, kami memiliki pandangan ringkasan yang menunjukkan bagaimana berbagai kelas aset kami menua dan mengalami depresiasi,” kata Fuller. “Dengan laporan MobileAsset, sangat mudah untuk membuat keputusan strategis yang terinformasi dengan baik untuk mengelola aset kami secara optimal dan memaksimalkan ROI.” Beberapa perusahaan tertatih-tatih dengan aset yang melewati tanggal dekomisi, sementara yang lain beroperasi secara membabi buta, menukar aset baru ketika mereka masih membayar pajak untuk yang lama. Perangkat lunak otomatis menghilangkan dugaan ini dari bagian yang penting dan mahal dalam menjalankan bisnis. Masalah keuangan dan hukum juga muncul dari pengoperasian tanpa perangkat lunak manajemen: Kegagalan untuk mendepresiasi aset secara tepat dapat menyebabkan pelanggaran dalam kepatuhan terhadap peraturan. Ini terutama berlaku untuk perusahaan yang bekerja dengan dana atau hibah pemerintah. Bahkan ketika perusahaan tidak diharuskan untuk melaporkan aset tetap secara akurat kepada pemerintah, mereka mungkin memiliki kewajiban terhadap anggota dewan dan investor. Karena tidak dapat melacak secara akurat penyusutan aset tetap dapat menyebabkan skeptisisme mengenai keakuratan pembukuan secara keseluruhan, dan Anda mungkin harus menghadapi audit IRS yang akan membebani Anda secara finansial.

3. MULAI TRACKING OUT ANDA BENAR

Menetapkan garis dasar yang kuat dan akurat sangat penting; jika Anda mulai dengan angka yang salah, angka Anda akan selalu salah. Jangan pernah percaya sistem yang lama. Kembali ke inventaris fisik barang-barang Anda untuk memastikan semuanya telah di katalog dan telah di katalog dengan benar. Bagian dari ini melibatkan penghapusan aset “hantu” – yang merupakan aset yang masih ada di buku tetapi tidak lagi milik perusahaan. Ini dapat terjadi jika aset telah rusak, dicuri, atau bahkan dijual tetapi tidak dicatat dengan benar di buku Anda. Ini akan sering terjadi karena pelacakan yang tidak benar, baik karena sistem tidak akurat atau karena prosedurnya tidak cukup rajin. Mengapa ini menjadi masalah? Untuk satu, Anda akan membayar pajak dan / atau biaya asuransi untuk aset yang bahkan tidak Anda miliki. Dan kedua, Anda mungkin berpikir Anda memiliki semua yang Anda butuhkan untuk menyelesaikan pesanan besar mendatang, hanya untuk tiba-tiba menemukan bahwa Anda kekurangan aset penting. Bahkan ada yang namanya aset “zombie” – aset yang tidak muncul di buku tetapi ada di gudang atau ruang kantor Anda. Bagaimana itu bisa sampai di sini? Itu sampai di sini karena Anda tidak memiliki pegangan pada praktik manajemen aset Anda, dan sekarang Anda perlu menghabiskan waktu dan sumber daya yang mahal untuk melacak penyediaan peralatan misterius ini.

4. STREAMLINE PERANGKAT KERAS DAN PERANGKAT LUNAK ANDA

Saat mengelola aset Anda, Anda harus memiliki perangkat keras dan perangkat lunak yang benar, dan Anda harus memastikan keduanya terintegrasi dengan baik. Mereka harus bekerja dengan baik bersama-sama tanpa masalah kompatibilitas. Perangkat keras Anda sama pentingnya dengan komponen perangkat lunak dalam sistem manajemen aset Anda. Anda harus dapat dengan mudah memindai item dengan akurat; ini akan meningkatkan pelacakan Anda secara keseluruhan. Pelacakan aset dan inventaris adalah, untuk beberapa alasan, area di mana bisnis merasa mereka dapat mengabaikan revolusi teknologi yang sedang mengubah dunia. Otomatisasi dan akuntabilitas hanyalah dua manfaat yang Anda dapatkan ketika Anda meningkatkan perangkat keras dan perangkat lunak secara harmonis.

5. MENYESUAIKAN PELAPORAN ASET TETAP ANDA

Terlalu sering, perusahaan mengandalkan laporan boilerplate generik untuk pelaporan aset tetap mereka. Jadwal aset tetap Anda harus disesuaikan dengan industri dan perusahaan Anda; jika tidak, mungkin akan terlalu sulit untuk mendapatkan informasi yang relevan dan penting. Buka di sini untuk memeriksa cara menyesuaikan nama bidang Anda, serta beberapa tips dan trik bermanfaat lainnya untuk menggunakan sistem pelacakan aset seluler. Jika Anda mengalami masalah melacak aset tetap Anda, mungkin sudah waktunya untuk mempertimbangkan sistem yang lebih baik. Wasp Barcode Technologies menawarkan sistem pelacakan inventaris perangkat keras dan perangkat lunak yang komprehensif yang dapat diintegrasikan ke dalam atau menggantikan pelacakan manajemen aset yang ada. Hubungi kami hari ini untuk mengetahui lebih lanjut tentang bagaimana produk kami dapat membantu Anda. Baik Anda perusahaan besar seperti Amazon (dan jika demikian, halo, Jeff Bezos!) Atau bisnis kecil yang ingin menjadi lebih efisien dan hemat biaya, tidak terlihat lagi selain praktik manajemen aset Anda sebagai tempat terbaik untuk memulai. menghasilkan lebih banyak uang.