Diperkirakan bahwa antara 50 hingga 90% dari semua implementasi perangkat lunak sistem manajemen aset gagal. Implementasi perangkat lunak sangat sulit tetapi pertanyaan yang harus ditanyakan adalah mengapa?
Menurut sebuah cerita baru-baru ini, pemerintah daerah keluar setelah menghabiskan $ 30 juta dolar untuk implementasi perangkat lunak manajemen aset setelah sebuah perusahaan konsultan independen menyimpulkan bahwa memperbaiki masalah dengan implementasi tidak sebanding dengan biayanya.
Lucunya, tidak ada yang mau bertanggung jawab atas bencana itu. County menyalahkan perusahaan konsultan terkenal yang disewa untuk mengawasi proyek, perusahaan konsultan menyalahkan klien dan vendor perangkat lunak mengambil posisi bahwa mereka tidak ada hubungannya dengan itu.
Pada kenyataannya, mereka semua sama-sama patut disalahkan. Lebih penting lagi, vendor perangkat lunak dan perusahaan konsultan pihak ketiga telah merusak diri mereka sendiri sebagai lembaga yang kredibel karena mereka gagal menetapkan harapan pelanggan yang memadai. Kegagalan untuk menyadari bahwa pengaturan ekspektasi pelanggan sebelum proyek dimulai serta menyesuaikannya selama implementasi hampir selalu menyebabkan malapetaka.
Mengapa Harapan Itu Penting
Semua implementasi perangkat lunak sistem manajemen aset memiliki banyak titik kegagalan. Secara umum, titik-titik kegagalan inilah yang memberikan dasar untuk ekspektasi yang perlu ditetapkan. Oleh karena itu, ekspektasi harus mencakup tetapi tidak terbatas pada:
1. Kesepakatan tentang ruang lingkup proyek termasuk siapa yang akan terlibat dan apa yang akan mereka pertanggungjawabkan (termasuk klien, vendor dan konsultan). Perlu dicatat bahwa setiap orang mulai dari pembuat keputusan hingga staf operasional bertanggung jawab untuk ikut serta. Tanpa dukungan dari semua tingkat organisasi pelanggan, sistem perangkat lunak manajemen aset yang baru memiliki kemungkinan yang sangat kecil untuk digunakan dengan benar.
2. Daftar tujuan pelanggan dan tanggapan vendor tentang bagaimana tujuan tersebut akan tercapai.
3. Berapa banyak penyesuaian yang dibutuhkan dan berapa biayanya.
4. Prosedur eskalasi masalah untuk memastikan dukungan teknis atau staf operasional yang tidak responsif tidak mencegah masalah ditangani secara tepat waktu.
5. Siapa yang menyelesaikan pengumpulan detail aset serta kerangka waktu pengumpulan. > Detail aset mungkin membutuhkan waktu berbulan-bulan untuk terkumpul dengan benar. > Akankah staf fasilitas memiliki waktu untuk mengumpulkan informasi aset atau akankah ini menyimpang dari tugas rutin mereka?
6. Jumlah pelatihan yang harus dilakukan, siapa yang akan hadir, siapa yang akan melaksanakan dan hasil yang realistis. Pelatihan yang tidak efektif dan tidak memadai akan menghasilkan tingkat penerapan sistem yang lebih rendah, ketahanan pengguna akhir yang lebih besar untuk menggunakan sistem, serta pemanfaatan sistem yang lebih rendah. Mengapa membeli Ferrari jika Anda tidak diberi kunci untuk mengoperasikannya?
7. Menetapkan tolok ukur kesuksesan. Bagaimana klien mengetahui sistem bekerja seperti yang dijanjikan atau sesuai jadwal sebelum ribuan jika tidak jutaan dihabiskan.
8. Manajemen Naga. Naga adalah orang yang tahan terhadap perubahan yang terjadi. Alasan paling umum munculnya komodo adalah ketakutan. Naga yang tidak terkendali menyebarkan hal-hal negatif, mengurangi keterlibatan dan menurunkan peluang untuk implementasi yang sukses.
9.Memastikan tim operasional dari klien dan vendor / konsultan diberdayakan untuk membuat perubahan dan mendapatkan dukungan.
Mendefinisikan Penerapan yang Berhasil
Jika pelanggan tidak senang dengan hasil akhirnya, maka penerapannya tidak berhasil. Ini mungkin bertentangan dengan pemikiran konvensional bahwa jika sistem perangkat lunak berfungsi maka penerapannya berhasil. Tetapi saya tidak setuju, implementasi manajemen aset yang berhasil melampaui masa kini karena pelanggan yang tidak bahagia berarti tidak ada rujukan, kabar buruk dari mulut ke mulut, sangat kecil kemungkinan mereka akan mengulang (kembali) sebagai pelanggan atau dalam kasus ini, tuntutan hukum diajukan untuk ganti rugi.
Penerapan yang berhasil membuat pelanggan senang dengan nilai dari apa yang mereka bayar. Vendor yang ingin berkembang tidak boleh berencana untuk memenuhi harapan pelanggan, mereka harus merencanakan untuk melampauinya bahkan jika mereka menggunakan pihak ke-3 untuk penerapannya. Pelanggan selalu Raja, melebihi harapan pelanggan membuatnya jauh lebih mudah untuk mempertahankan pelanggan dan menjual yang baru.
