Terlepas dari ukuran perusahaan, mengelola aset bisnis adalah tugas yang menyita waktu. Namun, tidak harus seperti itu. Dengan adanya proses dan alat yang tepat, manajemen aset bisa menjadi jauh lebih mudah daripada yang Anda kira. Berikut enam cara untuk merampingkan pengelolaan aset bisnis.

1. Lakukan katalog dasar aset

Ini adalah bagian proses yang paling memakan waktu. Namun, itu penting. Harus ada inventaris yang akurat dari semua aset bisnis. Inventaris ini harus mencakup jenis aset dan lokasi aset. Tanpa katalog dasar yang memperhitungkan semua aset bisnis, setiap langkah lain dalam proses akan selalu tidak akurat. Untuk mendapatkan panduan seputar manajement aset dapat coba mengunjungi situs : http://agenmaxbet.net/.

Penting untuk proses perampingan adalah penghapusan aset hantu. Ini adalah aset yang hilang, dicuri, atau tidak dapat digunakan tetapi masih diyakini sebagai aset aktif. Selain menyebabkan perusahaan membayar lebih banyak pajak dan asuransi atas aset yang tidak lagi dimiliki perusahaan, aset hantu dapat mengakibatkan hilangnya produktivitas karena tidak tersedia saat dibutuhkan.

Karena aset bisnis, seperti kendaraan armada, komputer, perabot kantor, dan perlengkapan terdaftar di neraca perusahaan, sebagian besar dapat dihapuskan dan disusutkan atau dibebankan sesuai dengan kode pajak. Inilah sebabnya mengapa penting juga bahwa nilai aset dicatat secara akurat saat katalog diambil.

2. Tentukan siapa yang bertanggung jawab atas setiap aset

Katalog dasar juga harus menyertakan notasi siapa yang bertanggung jawab atas aset tersebut. Tidak peduli berapa banyak aset yang ada dalam katalog, seseorang menggunakan aset tersebut atau memiliki kendali atas aset dengan cara tertentu. Manajer armada memiliki kendali atas kendaraan. Manajer fasilitas memiliki kendali atas peralatan tertentu. Seseorang memiliki tanggung jawab, dan nama orang itu harus ada di katalog.

Mungkin Anda tergoda untuk melewatkan bagian dari proses ini, tetapi akan bermanfaat seiring berjalannya waktu. Misalnya, ketika seseorang mencari aset bisnis dan tidak berada di lokasi yang seharusnya, bagaimana Anda menemukannya? Langkah pertama adalah menanyakan orang yang bertanggung jawab untuk itu. Jika Anda tidak tahu siapa yang bertanggung jawab, lalu dari mana Anda memulai penelusuran?

3. Gunakan perangkat lunak manajemen aset

Cara terbaik untuk merampingkan pengelolaan aset bisnis adalah dengan menggunakan perangkat lunak yang tepat. Salah menggunakan spreadsheet untuk mengelola aset. Spreadsheet rentan terhadap kesalahan manusia. Dan, begitu kesalahan dibuat, tidak mungkin untuk menemukannya. Hal ini dapat mengakibatkan inventaris dan penilaian aset yang salah. Penting untuk memilih platform perangkat lunak yang mampu berintegrasi penuh dengan buku besar perusahaan, sehingga data terkait aset dapat dengan mudah diperbarui dan dibagikan.

Perangkat lunak manajemen yang dipilih juga harus dapat melacak lokasi setiap aset, mencatat jadwal pemeliharaan, menghitung penyusutan, dan memberikan laporan yang dapat disesuaikan. Ini juga harus dapat diskalakan, sehingga dapat tumbuh seiring dengan pertumbuhan inventaris aset perusahaan.

Selain itu, perangkat lunak harus menyimpan data di awan. Ini menyediakan tempat yang aman untuk menyimpan data terkait aset. Dan, ini memungkinkan data untuk dikelola dari komputer atau perangkat seluler apa pun.

4. Gunakan perangkat keras manajemen aset (tag ID atau Barcode)

Cara lain untuk merampingkan manajemen aset bisnis adalah dengan menggunakan perangkat keras. Perangkat keras ini mencakup beberapa bentuk kode batang atau tag ID. Kode batang, bukan nomor seri item, membantu mengidentifikasi item dengan cepat melalui penglihatan. Tag ID sangat berguna ketika perusahaan memiliki banyak aset untuk dilacak. Barcode dapat dipindai dengan cepat dan secara otomatis diunggah ke perangkat lunak manajemen aset.

5. Lacak aset saat mereka masuk ke perusahaan

Mengidentifikasi setiap aset yang harus dilacak bisa menjadi tantangan. Itulah mengapa penting untuk mulai melacak aset sesegera mungkin setelah aset diakuisisi oleh perusahaan. Mulai hari pertama, tambahkan aset baru ke sistem pelacakan sebelum digunakan. Ini membantu memastikan bahwa aset tidak hilang sebelum keberadaannya dicatat.

6. Buat laporan yang disesuaikan

Perangkat lunak manajemen aset yang dipilih tidak diragukan lagi akan datang dengan laporan kaleng. Setiap laporan tersebut harus ditinjau untuk memastikannya sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Seringkali, laporan kaleng tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Ini kembali ke pemilihan perangkat lunak yang tepat. Ini membantu untuk mengetahui sebelumnya apakah perangkat lunak memungkinkan untuk pelaporan yang disesuaikan.

Laporan khusus yang membantu mencakup laporan depresiasi, laporan transfer dan pembuangan, laporan manajemen, serta laporan dan formulir pajak. Laporan penyusutan memberikan gambaran yang jelas tentang nilai buku saat ini dari masing-masing aset bersama dengan persentase penyusutan yang dihitung sampai dengan tanggal laporan.

Laporan transfer dan pelepasan mencantumkan aset yang telah dibuang dan keuntungan atau kerugian terkait. Laporan ini juga melacak asal dan tujuan aset yang ditransfer. Laporan manajemen memberikan ringkasan aktivitas saldo akun dan menunjukkan bagaimana aset terkait dengan akumulasi penyusutan di neraca. Laporan pajak menghasilkan formulir pajak untuk pengajuan tahunan. Antara lain, termasuk rincian biaya penyusutan, catatan penjualan properti, dan perolehan kembali kredit pajak investasi.

Pikiran terakhir

Manajemen aset, mengetahui di mana aset berada dan nilai aset itu, adalah tugas penting untuk setiap bisnis. Tanpa alat dan proses yang tepat, ini bisa menjadi sakit kepala yang berkelanjutan. Dan, ketika tugas membuat pusing, itu mungkin tidak akan pernah selesai. Untungnya, ada cara untuk menyederhanakan proses tersebut sehingga pengelolaan aset bisnis selesai — dan diselesaikan secara efisien.