Manajemen aset sebenarnya sangat diwajibkan untuk di terapkan untuk seluruh perusahaan yang sedang berkembang ataupun yang baru.

Menetapkan strategi manajemen aset yang benar

Setiap departemen TI perusahaan mengelola aset, seperti perangkat keras pusat data, peralatan jaringan, paket perangkat lunak, suku cadang, dan sebagainya. Tetapi tidak semua toko IT memiliki strategi manajemen aset yang benar.

Apa bedanya? Mempekerjakan manajemen aset berarti beralih dari ad-hoc — dan sering kali “Saya tidak tahu di mana” – keberadaan menjadi sikap yang lebih proaktif di mana lingkungan TI sepenuhnya didokumentasikan dan bahwa informasi menginformasikan pengambilan keputusan. Manajemen aset TI (ITAM) mengintegrasikan pelacakan inventaris dengan aspek keuangan, kontraktual, dan fungsional dari masing-masing aset.

Ada banyak keuntungan untuk mengambil pandangan TI global dan holistik untuk memastikan operasi yang hemat biaya, mencapai tujuan perusahaan, dan memaksimalkan ROI. Secara khusus, manajemen aset dapat membantu:

Pelacakan

Buah yang menggantung rendah dalam manajemen aset adalah daftar lengkap apa yang dimiliki dan disewa bisnis, termasuk di mana aset berada, bagaimana aset itu digunakan, dan kapan perubahan terakhir dilakukan (dan apa perubahan itu). Survei komprehensif seperti perangkat keras, perangkat lunak, bahan habis pakai, dll., Memberikan dasar untuk manfaat lainnya.

Efisiensi operasional

Menyadari efisiensi tergantung pada menyelaraskan kebutuhan dan persyaratan dengan kemampuan yang ada. Apa yang bisa diangkat sebelum pengeluaran lebih dipertimbangkan? Apa yang bisa dihilangkan untuk menghemat uang? Manajemen aset menempatkan pemahaman penuh tentang aset TI, kemampuannya, siklus hidupnya, harapan peningkatan, persyaratan pemeliharaan, dll., Tersedia bagi para pembuat keputusan eksekutif untuk menjawab pertanyaan ini dan lainnya.

Tabungan Pemeliharaan

Aset memerlukan aktivitas pemeliharaan yang berbeda pada berbagai tahap siklus hidup, sehingga manajemen aset dapat membantu memastikan suku cadang dan sumber daya manusia memenuhi kebutuhan perusahaan, tanpa pengeluaran berlebihan. Manajemen aset juga meningkatkan kemampuan untuk mengambil keuntungan dari kontrak dukungan biaya yang lebih rendah ketika perangkat keras mencapai “sweet spot” untuk pemeliharaan pihak ketiga, biasanya pada tahun ketiga atau keempat.

Integrasi multi-situs

Organisasi yang memiliki banyak lokasi atau beberapa pusat data dapat lebih mudah membuat laporan inventaris dan memberikan informasi aset TI lainnya yang mungkin diperlukan oleh perusahaan asuransi, auditor, eksekutif keuangan, atau lainnya.

Laporan keuangan

Akuntansi untuk akuisisi perangkat keras dan perangkat lunak, pengeluaran untuk layanan terkait dan kebutuhan lain, dan tingkat amortisasi adalah kuncinya. Manajemen aset dapat memastikan bahwa laporan keuangan perusahaan sepenuhnya mengungkapkan rincian ini.

Perbaikan aset

Sayangnya, perangkat keras IT tidak hidup selamanya. Beberapa aset pada akhirnya akan dipindahtugaskan, berpotensi berpindah dari aplikasi kritis misi ke kantor jarak jauh atau tujuan lain. Yang lain akan dijual atau dihapus. Perubahan-perubahan ini, serta penggunaan bahan habis pakai dan suku cadang, perlu membuatnya ke buku bisnis.

Manajemen risiko

Memiliki fungsi TI secara inheren mengandung risiko, dan manajemen aset membantu mengidentifikasi di mana risiko itu berada dan jenis solusi proaktif apa yang dapat digunakan untuk menghindarinya.

Peramalan

Memiliki sejarah akuisisi yang akurat dan memahami apa yang digunakan sekarang memberdayakan organisasi untuk mengidentifikasi tren. Ini dapat memberikan dasar untuk memprediksi kebutuhan dan anggaran TI.

Ketepatan

Sulit untuk melacak semua bagian yang membentuk TI perusahaan. Dengan manajemen aset yang kuat, menjadi lebih mudah untuk mengetahui kapan barang hilang atau dicuri dan berurusan dengan penyebab mendasar — ​​seperti akses yang terlalu luas ke area penyimpanan — dan mengurangi kerentanan. Upaya pemulihan juga dapat segera dimulai.

Tidak ada keraguan bahwa memulai perjalanan manajemen aset dapat menjadi tugas besar. Sebagian besar organisasi TI menemukan bahwa mereka memiliki banyak informasi yang diperlukan tetapi ada di tempat yang berbeda dan tidak dapat dengan mudah diakses secara terpadu. Dalam hal itu, manajemen aset dapat menjadi tugas organisasi sebanyak investigasi.