Melakukan inventarisasi fisik aset tetap Anda terkadang bisa menjadi petualangan nyata perjalanan yang rumit, perangkap, harta karun yang terlupakan, artefak yang hilang, dan bahkan berpacu dengan waktu. Namun perangkat lunak manajemen inventaris yang tepat dapat melakukan banyak hal untuk membantu Anda mewujudkan proses dengan cepat, efektif, dan dengan semua akuntabilitas yang Anda butuhkan untuk memenuhi peraturan saat ini. Jadi apa yang harus Anda cari ketika memilih perangkat lunak untuk membantu melakukan manajemen aset ? Berdasarkan pengalaman saya dengan pelanggan kami di lapangan, saya menemukan tujuh fitur penting:

1. Mobilitas di Lapangan Ditambah Tampilan Gambaran Besar

Saat mengevaluasi solusi inventaris fisik, banyak perusahaan cenderung berfokus pada komponen seluler, teknologi pemindaian genggam aktual untuk aset fisik itu sendiri. Yang mungkin terlewatkan oleh organisasi adalah pentingnya memiliki database inventaris berbasis web yang mudah diakses. Bayangkan saja proses inventaris sebagai hutan lebat yang perlu Anda dinavigasi. Aplikasi seluler membantu Anda memotong semak-semak tebal yang terlibat dalam pemindaian item inventaris individu. Tetapi database online adalah tempat semua data yang dikumpulkan berada, sehingga setiap aset dapat direkonsiliasi sebelum Anda memperbarui sistem catatan Anda. Ini pada dasarnya adalah peta Anda ke riwayat inventaris setiap aset dan pandangan menyeluruh dari inventaris Anda secara keseluruhan. Saat tim inventaris Anda berusaha melacak aset yang dipindahkan, aset yang hilang, dan informasi yang bertentangan di beberapa lokasi, database online menjadi tempat penyimpanan yang tak ternilai untuk meneliti jawaban yang Anda butuhkan dan memperbarui temuan terbaru.

2. Jalur Impor dan Ekspor yang Lancar untuk Data Persediaan

Solusi inventaris fisik yang efektif harus menyempurnakan sistem pencatatan aset tetap Anda yang sudah ada, dengan memastikan Anda bekerja dengan data inventaris terbaru setiap saat. Solusi inventaris fisik ini harus memiliki kemampuan untuk menarik data aset tetap dan mengekspor data inventaris lengkap kembali ke sistem catatan Anda. Pastikan saja alat yang Anda pilih dapat mengonfigurasi impor dan ekspor, sehingga sistem pencatatan aset tetap dan solusi inventaris Anda bekerja sama dengan mulus.

3. Bidang Data yang Dapat Disesuaikan untuk Perjalanan yang Lebih Efisien

Elemen penting lainnya dari penyelarasan antara inventaris dan sistem aset tetap ada dalam nomenklatur bidang data. Tidak diragukan lagi, organisasi Anda memiliki konvensi penamaan khusus untuk data aset Anda, dan sistem inventaris fisik Anda harus membagikannya. Solusi inventaris fisik apa pun yang Anda pilih harus memungkinkan Anda menyesuaikan bidang data secara fleksibel untuk mencerminkan tajuk bidang organisasi Anda yang sudah dikenal. Mempertahankan keseragaman antara kedua sistem membantu pengguna mempelajari sistem inventaris baru dengan lebih cepat dan memperbarui detail aset dengan lebih mudah bila diperlukan.

4. Peran Pengguna yang Pasti, Paspor untuk Keamanan Inventaris yang Lebih Baik

Solusi inventaris seluler Anda harus memungkinkan Anda membuat pengguna dan menetapkan peran kepada mereka dalam sistem, seperti seharusnya sistem aset tetap Anda. Apakah Anda membuat administrator sistem atau hanya pengguna dengan akses hanya-baca, penetapan peran mengontrol apa yang dapat dilakukan setiap pengguna dalam sistem. Itulah mengapa, saat menetapkan peran, penting untuk memikirkan tentang tingkat akses untuk setiap pengguna, karena ini berkaitan dengan database online dan aplikasi seluler. Bekerja bersama dengan peran pengguna ini, solusi inventaris fisik baru Anda juga harus memungkinkan Anda untuk menetapkan kumpulan data aset tertentu untuk setiap pengguna. Ini disebut “keamanan berbasis cakupan”, dan itulah yang mengontrol akses ke grup tertentu dari aset tetap dalam sistem inventaris. Dengan keamanan berbasis cakupan, Anda mengikat izin hanya ke informasi yang paling dibutuhkan setiap pengguna, meningkatkan akuntabilitas dan mengurangi potensi kesalahan.

5. Sinkronisasi Data Otomatis, On-the-Go

Sebagian besar pekerjaan inventaris fisik dilakukan di lapangan dengan menggunakan perangkat seluler. Untuk memastikan Anda selalu bekerja dengan data terbaru, aplikasi seluler dan web Anda harus terhubung dengan mulus. Karena semua perangkat seluler saat ini memiliki kemampuan Wi-Fi, Anda pasti ingin mencari aplikasi seluler yang menyinkronkan secara otomatis dengan aplikasi web. Selain itu, pastikan aplikasi yang Anda pilih akan berfungsi dalam mode batch. Ini adalah penyelamat untuk saat-saat frustasi perangkat Anda menjatuhkan konektivitas Wi-Fi. Aplikasi inventaris yang efektif seperti ini akan menyimpan data saat koneksi tidak tersedia, dan mengunggah secara otomatis, sebagai batch, setelah Wi-Fi dipulihkan. Karena itu, Anda tidak perlu khawatir kehilangan data atau penundaan sinkronisasi yang lama.

6. Teknologi Saat Ini untuk Menggali Aset Itu

Untuk sistem inventaris, Anda memerlukan sistem yang tahan lama, sehingga aplikasi inventaris aset tetap seluler yang Anda pilih harus berjalan dengan teknologi terbaru. Pastikan Anda mencari aplikasi yang berfungsi di perangkat iOS dan / atau Android. Untuk keserbagunaan sejati, pilih aplikasi seluler yang memungkinkan pengguna Anda melakukan pembaruan pada catatan aset pada titik pemindaian, tetapi juga dapat bekerja dalam mode konfirmasi cepat, untuk saat-saat tersebut setiap detail aset tidak perlu dianalisis. Saat berada di lapangan, ada kalanya kita semua membutuhkan sedikit bantuan, jadi aplikasi seluler yang ideal harus memungkinkan Anda melakukan pencarian dari perangkat Anda. Ini menempatkan informasi aset tambahan di ujung jari Anda, seperti menunjukkan lokasi aset lain di dalam gedung tertentu. Sebagian besar fungsi penelusuran tidak mengizinkan Anda memperbarui inventaris dari bagian aplikasi tersebut, tetapi mereka dapat membantu mempermudah pekerjaan Anda.

7. Pencarian dan Laporan untuk Menjaga Petualangan di Jalur

Dari perspektif administrasi, laporan dan pencarian ad-hoc sangat penting untuk membantu memverifikasi inventaris berjalan dengan lancar. Baik Anda memeriksa perubahan pada catatan aset, menjalankan laporan item yang hilang, atau siap untuk merekonsiliasi data inventaris yang lengkap, solusi inventaris fisik yang Anda pilih harus memberi Anda sejumlah besar laporan standar dan kemampuan pelaporan ad-hoc. Ingat, proses rekonsiliasi adalah perhentian terakhir sebelum data inventaris Anda memperbarui sistem catatan aset tetap Anda, jadi pastikan solusi yang Anda pilih memungkinkan Anda menganalisis inventaris Anda dengan berbagai cara.