5 Alasan Teratas Untuk Berinvestasi dalam Alat Manajemen Aset

Baik Anda pemilik bisnis kecil atau manajer aset di perusahaan besar, pengelolaan aset yang efektif sangat penting untuk menghasilkan pendapatan. Dalam panduan ini, kami akan membahas 5 alasan utama untuk berinvestasi di Perangkat Lunak Manajemen Aset:

1. Meningkatkan Akurasi Daftar Aset, Penemuan Aset, dan Inventaris Aset

Mengetahui berapa banyak aset yang Anda miliki dan di mana letaknya hampir merupakan alasan terbesar mengapa sebagian besar perusahaan membeli Perangkat Lunak Manajemen Aset. Karena semua hal lain yang Anda inginkan dari Perangkat Lunak Manajemen Aset bergantung pada mengetahui lokasi dan jumlah aset yang Anda miliki.

Kebanyakan orang dalam industri manajemen aset menyebut persyaratan ini sebagai Daftar Aset, Penemuan Aset, atau Inventaris Aset.

Tapi, mengapa penting untuk mengetahui di mana aset Anda dan berapa banyak yang Anda miliki? Dengan memiliki data yang tersedia untuk Anda, Anda dapat:

Ketahui apakah aset Anda hilang atau dicuri
Pahami aset mana yang perlu diservis/diganti
Lakukan audit aset yang berhasil
Kontrol biaya aset
Dapatkan keunggulan kompetitif dari perspektif manajemen aset/operasional

Daftarnya sangat panjang tetapi premis dasarnya adalah kita tidak dapat mengontrol aset kita jika kita tidak tahu di mana aset itu berada.

Bagaimana Dengan Menggunakan Spreadsheet?

Ya, Daftar Aset atau Inventaris Aset juga dapat dibuat menggunakan spreadsheet. Namun, trade-in menggunakan spreadsheet adalah waktu.

Sementara, dengan menggunakan spreadsheet, Anda dapat membuat daftar lokasi dan jumlah aset Anda. Ini menjadi proses yang membosankan dan sangat memakan waktu saat aset Anda tumbuh dan/atau konfigurasi aset Anda rumit (Terkadang sebuah aset terdiri dari beberapa aset).

Prosesnya bahkan lebih memakan waktu dan rawan kesalahan jika Anda ingin menjalankan laporan aset Anda dengan mudah dan instan. yaitu laporan seperti aset yang telah hilang, memerlukan penggantian, memerlukan servis dll.

Jika Anda memiliki waktu untuk memelihara spreadsheet maka ini mungkin merupakan titik awal yang baik. Sebagian besar bisnis mulai menggunakan spreadsheet dan segera menyadari bahwa spreadsheet adalah titik awal yang baik, tetapi untuk pengelolaan aset yang cepat, komprehensif, dan menguntungkan, perangkat lunak manajemen aset lebih cocok. Namun jika Anda berpikiran untuk mengunakan jasa manajemen aset maka Anda bisa hubungi kami melalui kontak yang tersedia di halaman utama web kami.

2. Pengendalian Biaya dan Akuntansi Aset

Kami hampir menomori alasan ini sebagai alasan nomor 1 tetapi tanpa mencantumkan aset Anda, Anda tidak dapat melakukan pengendalian biaya dan memperhitungkan aset Anda, oleh karena itu alasan ini ada di nomor 2.

Akuntansi Aset sebagian besar melibatkan:

Mencatat biaya pembelian saat Anda membeli aset
Menghitung biaya penyusutan aset saat Anda menggunakan aset Anda
Mencatat biaya operasional aset Anda seperti biaya pemeliharaan, biaya servis, dan biaya bahan habis pakai
Biaya pembuangan aset Anda

3. Untuk Memastikan Kepatuhan

Sebagian besar perusahaan yang mencari Perangkat Lunak Manajemen Aset juga menggunakannya untuk mempermudah mematuhi kebijakan Kepatuhan Eksternal dan Internal mereka.

Perangkat Lunak Manajemen Aset memungkinkan Anda membuat laporan yang memudahkan Anda dan auditor Anda untuk memantau tingkat kepatuhan Anda.

Kepatuhan lisensi perangkat lunak, Kepatuhan Tingkat Layanan untuk pelanggan (Di beberapa industri ada perjanjian tingkat layanan yang mengharuskan tingkat layanan yang disepakati untuk dipertahankan/divalidasi), Kepatuhan Pajak, Kepatuhan PAS55 (Kepatuhan Manajemen Aset), Kesehatan dan Keselamatan adalah beberapa contoh Eksternal Kebijakan Kepatuhan.

Kepatuhan internal sebagian besar mencakup Kepatuhan Layanan dan Kepatuhan Penggunaan.

Cara inovatif lainnya untuk memperkuat hubungan Anda dengan pelanggan adalah dengan membagikan laporan kepatuhan Anda (jika memungkinkan).

4. Lacak Aset secara Real-Time

Pelacakan Aset memiliki 2 aspek, salah satunya adalah pelacakan lokasi fisik yang sebagian besar digunakan untuk aset seluler. Teknologi modern menggunakan alat untuk melacak lokasi fisik aset seperti sistem GPS (Global Positioning System), Barcode, dan RFID (Radio Frequency Identification) .

Pelacakan fisik dilakukan untuk memastikan pengiriman barang tepat waktu, perencanaan rute dan untuk memantau aset bergerak.

Aspek pelacakan kedua adalah mengidentifikasi tahap di mana aset berada selama siklus hidupnya.

5. Buat Rencana Pemeliharaan yang Efektif

Ada 2 bidang utama Pemeliharaan Aset:

Servis atau Pemeliharaan Aset Anda
Membantu pelanggan menjaga aset atau aset yang telah Anda sewa/sewa/jual

Memelihara aset memiliki banyak manfaat – Anda meningkatkan masa pakai aset, aset Anda berfungsi sebagaimana mestinya, pemeliharaan aset tentu membantu depresiasi atau apresiasi aset, pemeliharaan aset memastikan kepatuhan terhadap kesehatan dan keselamatan serta kebijakan kepatuhan. Mencatat tanggal/masa pemeliharaan membantu manajer aset menggunakan informasi untuk mengoptimalkan waktu henti dan/atau efisiensi operasional.

Keuntungan terbesar menggunakan perangkat lunak manajemen aset (dengan modul pemeliharaan) adalah ia akan memberi tahu Anda dengan beberapa klik kapan dan di mana aset Anda diservis dan berapa biayanya. Dalam kebanyakan kasus, juga sangat mudah bagi perangkat lunak untuk memberi tahu Anda tentang jadwal pemeliharaan di masa mendatang.

Menggunakan perangkat lunak manajemen aset untuk layanan pelanggan atau perangkat lunak meja bantuan memiliki dua keuntungan utama:

Akan lebih mudah bagi layanan pelanggan/agen meja bantuan untuk mencatat panggilan/prosedur dukungan terhadap aset dan juga terhadap pelanggan. Jadi, kapan pun Anda dapat menjalankan laporan untuk pelanggan dan melihat berapa banyak aset yang mereka miliki dan berapa kali mereka membutuhkan layanan dukungan Anda.
Akan mudah untuk mengidentifikasi tingkat dukungan yang diperlukan untuk aset yang berbeda – informasi ini dapat digunakan untuk kontrak garansi, pengembangan produk, biaya dukungan, keterampilan tim dukungan, dan banyak lagi bidang lainnya.